公開日： ｜更新日：
電子文書とは？
デジタル上で作成された文書
電子文書とは、デジタル上で作成された文書を指します。紙やペンを使わずに、パソコンやスマートフォン上で作成した文書は全て電子文書で、スマートフォンのメモ、パソコンの書類作成ソフトなどが該当します。
電子文書と電子化文書は別物
「電子文書」に似ている言葉で「電子化文書」という言葉があります。たった1文字の違いですが大きく違うので、意味を押さえておきましょう。
前述したとおり電子文書は、デジタル上で作成した書類を指す言葉です。一方で電子化文書は、もともとデジタルではない文書を電子化した文書を指します。
例えば、紙の書類をスキャンしてPDFファイルとして保存した場合は、もともとは紙だったため電子化文書に該当します。
電子文書運用には一定の要件がある
ビジネスで電子文書を運用する場合は、以下の4つを満たす必要があります。
- 見読性
- 完全性
- 機密性
- 検索性
いずれかが備わっていない場合、適正な電子文書として認められない可能性があります。
電子文書を使用するメリット・デメリット
書類を保存するスペースが不要になる
紙の文書と比較した場合、電子文書は保存が容易です。紙の場合、オフィスに保管するか、量が多い場合は倉庫などを借りる必要があります。
一方、電子文書であれば、全てデジタル上に保存できるので、スペースを必要としません。
管理が容易になる
大量に保管している書類の中から必要な書類を探し出すことがあります。きちんと管理されていればまだしも、あまり管理が行き届いていない場合、書類を探すだけで数時間かかるかもしれません。
一方、電子文書は日付や関連する項目をまとめたファイルで管理でき、関連するワードで検索すれば必要な書類をすぐに見つけられます。
DX化の推進
電子文書を積極的に使用すれば、DX化、脱ペーパーレス化に近づきます。これにより、業務効率向上に期待ができます。
例えば、電子文書はメールの送受信で書類をやりとりできます。そのため社内外の書類のやりとりが円滑になり、スピーディーに業務を進められるでしょう。
紙の場合、書類を送る費用もかかります。電子文書であればメールを送信すればOKなので送料がかかりません。
導入時の費用と手間がかかる
紙の書類から電子文書に移行する場合、費用と時間がかかります。書類の量にもよりますが、人手や時間がなかなか足りず、場合によっては何日もかかるかもしれません。
セキュリティ対策が不可欠
顧客データや契約書など、社外秘の資料もあるでしょう。そういった書類を電子文書として管理する場合、強固なセキュリティ対策が欠かせません。
物流システムで電子文書を作成する際のポイント
必要な書類の取捨選択
電子文書に切り替える際は、書類を全て電子文書にする必要があるのか、紙の書類のままのほうがいいものはないか、取捨選択しましょう。
セキュリティの関係から、あえて電子文書にしないほうがいい場合もあります。
管理しやすいルールを定める
仕事が属人化しないように、わかりやすくて使いやすい管理体制を整えましょう。番号や記号など、どのように仕分けるのか、社内でルールを作りましょう。ある特定の人物だけにとって使いやすいような管理体制は適切とはいえません。
電子文書作成のために物流システムを活用しよう
電子文書によってビジネスは加速します。ただし、電子化しないほうが使い勝手がいい文書や管理しやすい文書もあるので、事前によく計画を練るといいでしょう。
