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そもそも在庫管理システムとは？
入庫や保管、検品、出庫にピッキング。在庫管理業務は多種多様なお仕事が待っている一方で、ミスが許されません。
些細なミスが会社に大きな損失を生む可能性も。しかし、人間の手によるアナログ作業の場合、どうしてもミスが出てしまうもの。
そこで在庫管理システムです。
業務の自動化や業務にまつわるデータ管理を一元化し、作業の効率化だけではなく、ミスの防止に効果を発揮します。
昨今ではクラウドタイプのものも登場するなど、スピーディーな導入が可能な在庫管理システムなど、ITとの連携をより深めたものも登場しています。
在庫管理システムを導入するメリット・デメリット
メリット
在庫管理システムを導入することで、それまでのアナログ作業を、データとして管理可能になります。
何を出庫したのか、何が入ってきたのか。
何時に誰が出庫したのかなど、それまではわざわざ記入していたことも、システムによって管理。
リアルタイムでの管理も可能なので、状況に応じた作業も可能になります。
また、システムによって管理しますのでマンパワーに頼らない作業環境の構築が可能。
倉庫現場にありがちな「ベテランさんがいないから今日は大変だった」「慣れている人がいなかったからミスが続出した」を軽減。
誰が作業を行うとしても一定のクオリティが期待できることでしょう。
余剰在庫や過剰在庫リスクが減る
在庫管理システムは、在庫を正確に把握できます。在庫の内容がわかれば、余剰在庫や過剰在庫のリスクを減らせるのです。在庫を必要最小限に抑えるのには多くのメリットがあります。仕入れ費用を抑える、在庫の保管スペースを効率的に確保できるなどです。倉庫内にムダがなくなれば整理しやすくなりコストも減らせます。
欠品で販売チャンスを失うリスクが減る
欠品は販売チャンスロスに繋がりかねない事態です。在庫管理システムがあれば、販売や出荷状況をデータ化できるため、欠品の有無を把握可能。販売予測を立てて欠品がないように仕入れたり、対策を立てたりできるのです。また、複数拠点があるなら、商品がある拠点から発送して販売チャンスを逃さないこともできます、
棚卸し作業の負担が減る
棚卸し作業は在庫の数量と帳簿やシステムでの理論在庫数と差があるのかチェックするために必要です。ただ、定期的に在庫数の数量をカウントするのは負担もあります。在庫管理システムならバーコードによる在庫管理、半デイ-ターミナルのような端末で簡単に数量チェックができるのです。時間短縮とミスを減らすという点でもメリットがあります。
デメリット
一方、デメリットとしては在庫管理システムの使い方を覚えなければなりません。
多々メリットがありますが、それらのメリットはあくまでもシステムを使いこなしてこそです。
在庫管理システムの主なタイプ
幅広い環境に対応できる網羅的なタイプ
製造業や物流会社は、対応業務も幅広いです。在庫管理システムの中には、幅広い業務に対応できる網羅的なタイプもあります。倉庫の在庫管理をはじめ、ECサイトや通販に対応できるタイプもあるのです。柔軟性がある管理システムといえるでしょう。
ECサイトや通販向け
ECサイトや通販に適したタイプもあります。ECサイトではカートのアイコンが備わっており買い物が可能です。そのカートと連動している管理システムもあります。在庫状況は自動更新と反映できるため、回転数が早い、商品数が多すぎる場合に適した管理システムです。
備品までカバーしているタイプ
商品在庫の管理以外に、日常的に自社で使っている備品の在庫管理や店卸もできるタイプがあります。医療関係や化学工場や薬品工場では、絶対に外に出てはダメな薬品などの備品も取り扱っているものです。盗難や紛失はあってはならないことのため、厳重管理が求められます。その場合、自社の備品までカバーできる管理システムが役立つのです。
最低限の機能で低コストのタイプ
小規模向けの在庫管理システムもあります。在庫管理を人力で行える規模だとしても、時間や人的リソースはかかるものです。最低限の機能、コストが抑えられた在庫管理システムを求めている方に適しています。複雑なピッキング指示や予実管理機能が求められないレベルなら十分です。
在庫管理システムの比較のポイント
在庫管理システムを適用する対象や範囲を見極めて選ぶ
在庫管理が必要な商品、管理対象の範囲は倉庫、店舗でも選ぶべき管理システムは変わります。倉庫管理なら、単純に数量や種類だけではなく、保管方法、保管場所、検品や出荷まで一連の倉庫作業の流れまでカバーできるかどうかがポイントです。管理フローとの相性を考えた上で選定しましょう。
管理方法や商材に適したシステムを選ぶ
商品が倉庫や店舗に点在しているケースもあります。複数倉庫や店舗に分かれているケースもあるでしょう。その管理方法や商材に合わせられる管理システムの選定が必要です。商材が食品なら賞味期限も無視できません。賞味期限が迫っている在庫がすぐわかるか、有効期限管理もできる機能が備わっているかどうかも選定のポイントです。
検品方法が幅広く柔軟性がある
検品方法も複数あります。端末を使用し、バーコードやQRコードを読み取って管理する企業も増えました。中には商品ごとにバーコードがない、入荷数量が多いというケースもあります。そのとき、手入力でも対応できるかなど、柔軟性のある検品方法が備わっていると使い勝手がいいです。
在庫管理システムの導入にあたっての注意点
スタッフが使いこなせるシステムなのかという点から、サポートの存在は重要です。サポート体制はチェックしておきましょう。
また、その後の発展性を意識して外部ツールとの連携が行いやすいシステムとすることで、さらなる利便性の追求も可能となります。
導入にあたってIT導入補助金を使える業者を選ぶことで導入時のコスト削減も可能になりますので、この点もチェックしておくと良いでしょう。
